Tips om de telefonische bereikbaarheid te verbeteren

De telefonische bereikbaarheid is tegenwoordig van groot van belang voor bedrijven. Klanten willen up-to-date gehouden worden over de laatste ontwikkelingen en als ze met vragen zitten willen ze dat deze zo snel mogelijk beantwoord worden. Telefonie is en blijft dus een belangrijk kanaal voor de klant. Een goede telefoonservice is cruciaal als je succesvol wilt zijn én blijven met je bedrijf.

Toch leert de ervaring dat er op het gebied van telefonische bereikbaarheid nog een hoop stappen te maken zijn. Lang niet elk bedrijf is altijd even goed bereikbaar. Hieronder bespreek ik een aantal tips om de bereikbaarheid te verbeteren.

1. Zorg voor een tweede beantwoordingspunt
Het kan zijn dat de eerste telefonist al in gesprek is of toevallig net even pauze aan het houden is als er gebeld wordt. Het is daarom aan te raden om altijd een back-up paraat te hebben. Bellers vinden het namelijk erg belangrijk om snel geholpen te worden. En snel betekent binnen 15 seconden. Als u medewerkers de telefoon niet kunnen beantwoorden, kunt als back-up denken aan een telefoonservice. Er zijn bedrijven die hier hun specialiteit van hebben gemaakt. Antwoordservice-telefoonservice is zo’n bedrijf. Het voordeel van een telefoonservice is dat oproepen van uw klanten altijd en correct zullen worden beantwoord.
2. Als het druk is, laat het weten
Het kan natuurlijk een keer zo zijn dat er twee of drie klanten tegelijk bellen. Kunt u niks aan doen, maar communiceer dit wel duidelijk naar uw klanten toe door middel van een ingesproken boodschap of online bericht.

3. Geef de mogelijkheid tot terugbelverzoek
Aanrader om dit te doen, zowel online als telefonisch. Klanten vinden dit vaak een fijne optie, omdat ze niet hoeven te wachten. En u kan terugbellen wanneer het u beter uitkomt. Positief voor beide partijen dus. Het verkleint de kans dat de klanten overlopen naar de concurrent.