Waarom multitasken inefficiënt is

Als eigenaar van een bedrijf is het noodzakelijk dat je kan multitasken, denk je. Het zal vaak voorkomen dat je met verschillende dingen bezig bent. Klanten helpen, vergaderingen plannen, je werknemers aansturen, de telefoon opnemen. Dit kan erg zwaar zijn en bovendien zeer inefficiënt zijn. Ons brein is simpelweg niet in staat om twee denkprocessen tegelijk uit te voeren. We verdoen tijd als we continu switchen tussen taken. Bovendien onthouden we minder. En als je iets niet meer kunt herinneren kun je het ook niet meer gebruiken.

Echt multitasking is een mythe, we kunnen wel het gevoel hebben dat we aan het multitasken zijn, maar in feite schakelen we onze focus heen en weer. Dat vermindert de kwaliteit van het werk op een bepaalde taak. Als we switchen tussen taken is er een vertraging van enkele tienden van een seconden, maar als we maar vaak genoeg switchen kan dit kleine beetje tijd oplopen tot grote inefficiënties.

Voldoende slaap, bewegen en het brein af en toe pauzes geven zal de efficiëntie verhogen. Maar ga vooral niet multitasken. Toegegeven, de was opvouwen en tegelijkertijd bellen met je vriendin kan best, maar als we twee complexe dingen die beide onze volle aandacht nodig hebben tegelijkertijd gaan doen, lijdt de kwaliteit eronder.

Daarom kan het voor sommige ondernemers handig zijn om wat taken over te dragen aan je werknemers of te outsourcen. De telefoon opnemen is bijvoorbeeld iets waar je je volle aandacht voor nodig hebt en ook nog eens redelijk wat tijd mee kwijt bent. Gelukkig bestaan hier oplossingen voor. Zo zijn er bedrijven gespecialiseerd in het opnemen van telefoontjes van andere bedrijven. Een dergelijk bedrijf is telefoonopname. Ze bieden een telefoonservice aan, waarvoor je een vast bedrag per maand betaalt plus een vast bedrag per doorgeschakeld gesprek. Hier krijg je een ervaren telefoniste voor terug en je houdt veel meer tijd over voor andere taken.